Como ter visibilidade sobre o transporte dos colaboradores, dos embarques à chegada na empresa

Por que o RH perde a visibilidade do fretado

No fretamento corporativo terceirizado, a transportadora opera e a empresa contratante só descobre o problema quando ele chega: o colaborador bate o ponto atrasado, a linha de produção começa desfalcada ou alguém reclama que a van não passou.

O RoutelogAI é um software brasileiro de roteirização e gestão de transporte de passageiros (não confundir com sistemas de logística de cargas). Ele serve a gestores de Recursos Humanos e Facilities, gestores de frota de fretamento e donos de transportadoras que precisam acompanhar a rota planejada versus a rota executada.

Sem dado registrado, cada ocorrência vira a palavra do passageiro contra a do motorista.

1. Como saber onde o veículo está agora?

Ao iniciar a rota no aplicativo, o motorista passa a enviar pontos de GPS que aparecem no painel de monitoramento junto com a sequência de pontos de embarque planejada.

Isso resolve uma limitação comum da frota terceirizada: a empresa contratante raramente tem acesso ao rastreador da transportadora. Com o celular do condutor como fonte, a visibilidade independe da marca do veículo, de contrato com empresa de telemetria ou de instalação física.

• Posição atual do veículo sobre o mapa da rota planejada
• Próximo ponto de embarque e previsão de passagem
• Status da rota: não iniciada, em andamento ou concluída
• Trajeto percorrido registrado para conferência posterior

A localização em tempo real vem do celular do condutor, não de um equipamento fixo no veículo.

2. Como confirmar quem embarcou e quem faltou?

Saber que o ônibus passou não responde se o colaborador estava no ponto de embarque, se chegou atrasado ou se não compareceu.

No RoutelogAI, cada passageiro tem um QR Code pessoal que o condutor lê no momento do embarque. Quando o colaborador não aparece, o condutor registra a ausência no próprio aplicativo, com horário e localização, o que forma um histórico consultável por rota e por passageiro.

• Embarque confirmado: leitura do QR Code ou marcação pelo condutor
• Ausência registrada: horário e local em que o veículo esteve no ponto
• Histórico do passageiro: frequência de uso do fretado ao longo do mês
• Ocupação real do veículo: passageiros transportados versus capacidade da van, micro-ônibus ou ônibus

Visibilidade de transporte só é completa quando o embarque é nominal, por passageiro e por ponto.

3. Como comprovar o horário de chegada na empresa?

O roteirizador calcula o horário planejado de cada ponto e da chegada ao destino a partir das ruas reais; na execução, o registro do celular do condutor mostra quando cada etapa de fato aconteceu.

Para o RH, esse comparativo responde à pergunta mais frequente do turno: o atraso foi do colaborador ou do transporte? Para a transportadora, é a prova de cumprimento do itinerário contratado, útil em reuniões de acompanhamento do contrato de fretamento contínuo.

• Horário previsto x horário realizado por ponto de embarque
• Chegada ao destino (fábrica, escritório ou centro de distribuição) por rota
• Relatórios de pontualidade, ocupação e quilometragem por período
• Exportação do trajeto em PDF e KML para auditoria

O horário de chegada passa a ser um dado registrado, comparável com o horário previsto de cada rota.

Como implantar a visibilidade sem parar a operação

O ponto de partida é a lista de passageiros que a empresa já tem em planilha, com endereço, turno e destino; o sistema geocodifica os endereços, sugere os pontos de embarque e calcula as rotas por capacidade do veículo.

• Importar a planilha de colaboradores com endereço e turno
• Cadastrar origens, destinos e veículos da frota (própria ou terceirizada)
• Gerar e revisar as rotas com horários previstos
• Enviar o link da rota ao condutor e o QR Code aos passageiros
• Acompanhar a primeira viagem pelo painel de monitoramento

A implantação do RoutelogAI leva poucas horas e é 100% em nuvem.

Modelo comercial

Não há taxa de licença física nem compra de equipamento, porque o monitoramento usa o celular do condutor.

O RoutelogAI é contratado por assinatura recorrente B2B, proporcional ao tamanho da frota gerenciada.

Principais pontos

• 1. Visibilidade sobre o transporte de colaboradores exige três dados por rota: posição do veículo em tempo real, embarque nominal de cada passageiro e horário real de chegada ao destino.
• 2. O RoutelogAI obtém a localização do fretado pelo celular do condutor, sem instalar rastreador GPS no veículo da transportadora.
• 3. Embarques são confirmados por QR Code do passageiro ou pelo condutor, e ausências ficam registradas com horário e local do ponto de embarque.
• 4. O comparativo entre horário previsto e realizado mostra se o atraso no turno foi do colaborador ou do transporte.
• 5. A implantação leva poucas horas, em nuvem, e a assinatura é proporcional ao tamanho da frota.