Como auditar um contrato de fretamento corporativo

O que a auditoria compara

Todo achado de auditoria nasce de uma divergência entre quatro registros: o contratado, o executado, o faturado e o comprovado. Se um desses quatro não existe de forma objetiva, a auditoria trava — e normalmente o que falta é o comprovado.

Antes de abrir a fatura, tenha em mãos o anexo de linhas e capacidades do contrato, a relação de placas em operação, os registros de execução do período e a memória de cálculo do valor cobrado.

Conferência mensal da fatura

Essa etapa é aritmética e deve ser rápida. O objetivo é confirmar que cada linha cobrada existiu, operou nos dias previstos e no veículo previsto.

• Linhas cobradas conferem com as linhas ativas no mês
• Dias operados por linha batem com o calendário, incluindo feriados
• Placa utilizada em cada linha consta da relação autorizada
• Capacidade cobrada por linha é a capacidade do veículo que rodou
• Extras (rota adicional, hora parada, desvio) têm autorização identificável
• Reajuste aplicado corresponde ao índice e à data-base do contrato

Capacidade contratada versus ocupação real

É aqui que mora o dinheiro. Pagar por ônibus de 44 lugares em uma linha que embarca 22 pessoas todos os dias é um custo estrutural, não um erro de fatura.

Calcule a ocupação média por linha a partir dos embarques efetivamente registrados no período — não da lista de funcionários com direito ao transporte, que costuma ser bem maior que o uso real.

• Ocupação média por linha e por dia da semana
• Linhas com ocupação abaixo de 70% em todo o período
• Linhas com trajetos sobrepostos que poderiam ser unificadas
• Funcionários cadastrados que não embarcaram nenhuma vez no mês

Pontualidade e cumprimento de SLA

Pontualidade sem registro de horário é percepção. A auditoria de SLA exige horário de chegada por rota comparado à janela contratada, e o número de ocorrências no período.

Reclamação de funcionário é indício, não medida. Ela orienta onde olhar; o dado de horário é o que sustenta a conversa com o fornecedor.

Documentação e conformidade

Essa frente não gera economia direta, mas concentra risco. Veículo sem autorização adequada para transporte de passageiros, seguro vencido ou condutor sem a categoria exigida transferem exposição para o contratante.

Peça a documentação por placa e confronte com a relação de placas que efetivamente rodaram no mês — é comum a lista autorizada e a lista real divergirem.

• Autorização vigente para a modalidade contratada, por placa
• Seguro de responsabilidade civil e de passageiros dentro da validade
• Habilitação dos condutores na categoria exigida
• Idade e vistoria dos veículos conforme cláusula contratual
• Substituição de veículo comunicada formalmente

Cláusulas que costumam gerar divergência

Boa parte das discussões de fatura não vem de má-fé, mas de cláusula ambígua. Vale revisar a redação de reajuste, de veículo reserva, de rota extra e de multa por atraso antes da próxima renovação.

• Índice, periodicidade e data-base do reajuste
• Critério de cobrança em caso de veículo reserva ou substituto
• Como se remunera rota extra e hora de espera
• Definição objetiva de atraso e a evidência aceita para apurá-lo
• Relatórios obrigatórios, formato e prazo de entrega

Como tornar a auditoria repetível

Auditoria que depende de reconstruir o mês inteiro não se repete. Ela se torna rotina quando os dados de execução são gerados no próprio dia da operação: início e fim de rota, trajeto por GPS, embarque por passageiro e ocorrência registrada.

Com esses registros disponíveis por período e por placa, a conferência mensal deixa de ser investigação e passa a ser leitura de relatório. O comparador ajuda a avaliar se o modelo contratado ainda é o mais barato para o volume atual.