Planilha de transporte de funcionários: como organizar

A estrutura mínima: quatro abas

A maior parte dos problemas de planilha vem de misturar cadastro com operação na mesma aba. Separar já resolve boa parte do retrabalho.

• Passageiros: uma linha por funcionário, com endereço, turno e ponto
• Rotas: uma linha por rota, com veículo, capacidade, destino e horário
• Presença: registro diário por data, rota e passageiro
• Custos: valores por rota e por mês, para chegar ao custo por passageiro

Uma pessoa só pode existir em uma linha. Duplicidade de cadastro é a origem de quase todo erro de rota.

Como padronizar o endereço

Endereço é o dado que decide se a rota será boa ou não. "Rua das Flores" sem número não localiza ninguém, e endereço escrito de três formas diferentes gera três pontos de embarque para a mesma esquina.

Separe o endereço em colunas e trate cada uma como campo obrigatório, com exceção do complemento.

• Logradouro em coluna própria, sem abreviações inventadas
• Número sempre preenchido, em coluna separada
• Complemento em coluna própria, opcional
• Bairro, cidade e UF em colunas separadas
• CEP com 8 dígitos, formatado como texto para não perder o zero à esquerda
• Ponto de referência opcional, útil em área sem numeração

Turno, escala e o erro das abas paralelas

Turno é atributo do funcionário, então é coluna. Quando cada turno ganha uma aba, o mesmo funcionário aparece duas vezes e, meses depois, com endereços diferentes — e ninguém sabe qual é o correto.

Para escalas como 12x36 e revezamento, o caminho é uma coluna de escala e uma aba de presença por data. A lista de passageiros permanece estável; o que muda por dia é a presença.

As colunas de controle que a maioria esquece

• Ponto de embarque, separado do endereço residencial
• Rota e veículo atribuídos, para conferir ocupação
• Data de início e de desligamento, para não transportar quem já saiu
• Necessidade de acessibilidade, que muda a escolha do veículo
• Data da última conferência do endereço

Como calcular ocupação e custo na própria planilha

Com a estrutura acima, dois cálculos já ficam confiáveis. Ocupação da rota é passageiros alocados dividido pela capacidade útil do veículo, aquela que já desconta o assento do motorista e assentos bloqueados. Custo por passageiro é o custo mensal da rota dividido pelo número de passageiros que realmente embarcam.

Repare que os dois usam embarque conferido, não cadastro. A diferença entre as duas bases é exatamente o valor que está sendo pago em assento vazio.

Ocupação calculada sobre lista de cadastrados sempre parece melhor do que a realidade.

O que a planilha não consegue fazer

• Calcular a sequência ótima das paradas de cada rota
• Medir distância e tempo pelo trajeto real das ruas
• Reagrupar pontos de embarque quando alguém muda de endereço
• Redistribuir passageiros entre veículos respeitando capacidade e horário
• Registrar embarque conferido no momento em que acontece

Da planilha para o RoutelogAI

Uma planilha organizada é justamente o que torna a migração simples: a lista de passageiros é importada com endereço e turno, e o sistema agrupa os endereços em pontos, distribui os passageiros pelos veículos cadastrados e devolve quilometragem, tempo e ocupação por rota.

A partir daí a presença deixa de ser digitada: o motorista confere o embarque no próprio celular, que também faz a navegação e o acompanhamento da rota. A implantação leva poucas horas e a assinatura é proporcional ao tamanho da frota.

Principais pontos

• Quatro abas: passageiros, rotas, presença e custos
• Uma linha por funcionário, sempre
• Endereço separado em colunas, com número e CEP obrigatórios
• Turno e escala em coluna; presença em aba por data
• Ocupação e custo calculados sobre embarque conferido